Privacyverklaring

Welke gegevens verwerken we?

Wanneer je je aanmeldt voor een event (of loten koopt voor een loterij, zie hieronder) verwerken we de gegevens die je in het aanmeldformulier invult: je naam, e-mailadres en telefoonnummer, de organisatie namens wie je aanmeldt, het aantal deelnemers en hun namen, je antwoorden op eventspecifieke vragen, en — als je een factuur wenst — de factuurgegevens van de betalende partij(en). Van de betaling bewaren we het bedrag, het betaalmoment en het transactiekenmerk van onze betaalprovider.

Waarvoor gebruiken we ze?

Uitsluitend voor het organiseren van het event waarvoor je je aanmeldt: het registreren van je deelname, het afhandelen van de betaling, het uitreiken van facturen en het contact daarover. We verkopen of delen geen gegevens voor marketingdoeleinden.

Het platform als verwerker

Deze omgeving draait op Event Manager, een platform van WIDE Solutions. Stichting We4Kids is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die je hier invult; WIDE Solutions verwerkt die gegevens uitsluitend als verwerker in opdracht van Stichting We4Kids, om het platform te leveren en te onderhouden (hosting binnen de Europese Unie, back-ups, verzending van bevestigings- en factuurmails), en gebruikt ze niet voor eigen doeleinden. Organisaties op het platform zijn strikt van elkaar gescheiden: Stichting We4Kids ziet alleen haar eigen aanmeldingen en andere organisaties zien die van jou niet.

Betalingen en terugbetalingen

Betalingen verlopen via onze betaalprovider Mollie (Mollie B.V., Amsterdam). Je betaalgegevens (zoals je rekeningnummer of kaartgegevens) voer je rechtstreeks bij Mollie in en bereiken onze systemen niet. Wordt een aanmelding geannuleerd of (deels) terugbetaald, dan leggen we van die terugbetaling het bedrag, het moment, de reden en het Mollie-kenmerk vast, en reiken we waar nodig een creditnota uit tegen de eerdere factuur. Zie ook de privacyverklaring van Mollie.

Herstel-link

Na je aanmelding of lotenaankoop krijg je een persoonlijke herstel-link (bij een loterij: aankooplink) op de bevestigingspagina en in de voettekst van je facturen, tickets of loten-PDF. Wie die link opent, ziet je bevestiging, facturen, tickets of loten en de uitslag. Behandel de link daarom als vertrouwelijk en deel hem alleen met wie die documenten nodig heeft.

Tickets en toegangscontrole

Reikt een event tickets uit, dan maken we per deelnemer een ticket aan met daarop de naam (of een volgnummer met de naam van de aanmelder) en een QR-code. Bij de ingang scant een kassamedewerker die QR-code om het ticket te controleren en ongeldig te maken; daarbij ziet die medewerker de tenaamstelling en het aanmeldkenmerk van het ticket. Tickets worden even lang bewaard als de aanmelding waar ze bij horen. Van elke controle bij de ingang en van elke annulering of herstel van een ticket door de organisatie bewaren we een logregel (tijdstip, actie en — bij beheeracties — de beheerder en de reden), zodat achteraf te verantwoorden is wat er met een ticket is gebeurd. Een eventueel opgegeven extra e-mailadres voor het toesturen van de tickets gebruiken we alleen daarvoor.

Loterijen

Koop je loten voor een loterij, dan verwerken we je naam, de organisatie namens wie je koopt, je e-mailadres en je telefoonnummer, het aantal loten en de toegekende lotnummers, en — bij factuurwens — de factuurgegevens. Je telefoonnummer gebruiken we uitsluitend om je te bereiken als een van je loten een prijs heeft gewonnen. De uitslag op de loterijpagina toont per prijs alleen het winnende lotnummer, zonder naam of organisatie; ook op het podium tijdens de trekking staan alleen lotnummers. Naam en organisatie van een winnaar zijn alleen zichtbaar voor wie de trekking uitvoert (de ingelogde presentator of beheerder van de organisatie). Van elke trekking leggen we vast uit hoeveel loten is getrokken, welk lot is gekozen en wanneer; wordt een trekking door de beheerder teruggedraaid, dan bewaren we de eerdere uitslag in een logboek met lotnummers en aankoopkenmerken, maar zonder namen. Loten en aankopen bewaren we even lang als aanmeldingen (zie hieronder); een aankoop die niet wordt betaald, wordt na 48 uur verwijderd.

Hoelang bewaren we je gegevens?

• Niet-afgeronde aanmeldingen (zonder betaling) worden na 48 uur automatisch verwijderd.
• Afgeronde aanmeldingen bewaren we tot uiterlijk twee jaar na het event, voor de organisatie en verantwoording ervan.
• Facturen en betaalgegevens vallen onder de fiscale bewaarplicht en worden 7 jaar bewaard.

Cookies

Deze site gebruikt uitsluitend functionele cookies: één beveiligde cookie die jouw aanmelding of aankoop aan je browser koppelt zolang je die afrondt (of nadat je de herstel-link hebt geopend), een sessiecookie voor beheerders en presentatoren en een cookie dat een kassa-apparaat herkent tijdens een event. Er zijn geen tracking- of advertentiecookies; daarom is er geen cookiebanner.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking. Neem daarvoor contact op via we4kids.eu@gmail.com. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.