Versie 1.1, 8 september 2026 · Wide Solutions B.V., Kruisstraat 56, 6411 BW Heerlen, KvK 42131874. Contact: event-manager@widesolutions.eu.
1. Twee rollen
Event Manager verwerkt persoonsgegevens in twee rollen:
- Als verwerker, in opdracht van de organisatie (stichting, vereniging) die een omgeving op het platform heeft. Dat betreft de gegevens van deelnemers die zich aanmelden, tickets of loten kopen en facturen ontvangen. De organisatie is verwerkingsverantwoordelijke; de afspraken staan in de verwerkersovereenkomst. Voor vragen over jouw gegevens als deelnemer neem je contact op met de organisatie; haar privacyverklaring staat op event-manager.nl/<organisatie>/privacy.
- Als verwerkingsverantwoordelijke, voor de accounts van beheerders en presentatoren en voor het beheer van het platform. Daarover gaat deze verklaring.
2. Welke gegevens en waarom
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, wachtwoord (gehasht), tweefactorgegevens (versleuteld), passkeys | Toegang tot het beheer, beveiliging van het account | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang het account bestaat; na opzegging 30 dagen |
| Inlogtijdstippen, IP-adres in gehashte vorm, browsertype | Beveiliging: inlogpogingen beperken, sessies herkennen, misbruik opsporen | Gerechtvaardigd belang (beveiliging) | Sessies tot 12 uur na de laatste activiteit; auditlog 12 maanden |
| Logboek van beheerhandelingen (wie deed wat, wanneer) | Verantwoording richting de organisatie en bij incidenten | Gerechtvaardigd belang | 12 maanden |
| E-mails die het platform stuurt (verificatie, wachtwoord, uitnodigingen, meldingen) en de verzendstatus | Werking van het platform, aflevering bewaken | Uitvoering van de overeenkomst | 90 dagen |
| Organisatiegegevens en factuurgegevens van de klant | Facturen voor het eventtarief, wettelijke administratie | Wettelijke plicht (belastingwet) | 7 jaar |
Wij verkopen geen gegevens, doen niet aan profilering en gebruiken geen gegevens voor marketing.
3. Cookies
Het platform gebruikt uitsluitend functionele cookies: een sessiecookie per organisatie en per platform (om ingelogd te blijven) en een tijdelijk cookie tijdens het inloggen met een tweede factor. Er zijn geen tracking- of advertentiecookies en geen cookies van derden. Daarom vragen wij geen cookietoestemming.
4. Met wie wij gegevens delen
- Amazon Web Services (Ierland): hosting van de applicatie en database en verzending van e-mail.
- Mollie (Nederland): voor betalingen van organisaties aan WIDE (het eventtarief) gebruikt WIDE zelf Mollie; Mollie ontvangt daarvoor naam, e-mailadres en betaalomschrijving.
Betalingen van deelnemers (aanmeldingen, tickets, loten) lopen via de eigen Mollie-rekening van de organiserende organisatie, niet via WIDE. Event Manager verwerkt daarbij in opdracht van de organisatie technische gegevens (betaalstatus, betaalreferentie en betaalomschrijving) als verwerker; de organisatie en Mollie zijn voor die betalingen zelf verantwoordelijk.
Gegevens blijven binnen de Europese Economische Ruimte. Wij geven geen gegevens door aan andere partijen, tenzij de wet dat verplicht.
5. Beveiliging
Versleutelde verbindingen, tweefactorauthenticatie voor iedereen met toegang tot het beheer, wachtwoorden met argon2 gehasht, strikte scheiding tussen organisaties in de database, dagelijkse back-ups die 14 dagen worden bewaard, en toegang tot de servers alleen voor de medewerkers van WIDE die dat nodig hebben.
6. Jouw rechten
Je kunt je gegevens inzien en aanpassen via je account. Voor verwijdering, overdracht of bezwaar stuur je een e-mail aan event-manager@widesolutions.eu vanaf het adres van je account; wij reageren binnen een maand. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Wijzigingen
Bij een inhoudelijke wijziging van deze verklaring passen wij de versie en datum aan en informeren wij beheerders per e-mail.