Versie 1.1, 8 september 2026 · Onderdeel van de algemene voorwaarden van Event Manager (event-manager.nl/voorwaarden).
Partijen
- De Klant die een omgeving op het platform Event Manager heeft, als verwerkingsverantwoordelijke.
- Wide Solutions B.V., statutair gevestigd te Heerlen, Kruisstraat 56, 6411 BW Heerlen, KvK 42131874 (hierna: "WIDE"), als verwerker.
Deze overeenkomst komt tot stand door het akkoord van de beheerder bij de aanmelding of bij een nieuwe versie. Versie, tijdstip en persoon van het akkoord worden in het platform vastgelegd.
1. Onderwerp en duur
- WIDE verwerkt persoonsgegevens in opdracht van de Klant, uitsluitend om het platform Event Manager te leveren zoals beschreven in de algemene voorwaarden.
- Deze overeenkomst duurt zolang de Klant het platform gebruikt en eindigt met de overeenkomst tussen partijen. Artikel 9 (na afloop) blijft daarna gelden.
2. Aard, doel en categorieën
| Onderdeel | Inhoud |
|---|---|
| Doel | Aanmeldingen, betalingen, tickets en loten, facturen en e-mails afhandelen voor events van de Klant; lotenadministratie, technische ondersteuning en registratie van loterijtrekkingen op locatie en verzending van uitslagen |
| Betrokkenen | Deelnemers aan events en loterijen van de Klant; beheerders en presentatoren van de Klant; contactpersonen op facturen |
| Persoonsgegevens | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, namen van mededeelnemers, teamgegevens, factuuradres en factuurgegevens, aanmeld- en betaalstatus, betaalreferenties van Mollie (geen rekeningnummers), ticket- en lotnummers, IP-adres in gehashte vorm bij inloggen, technische logboeken |
| Bijzondere gegevens | Geen. De Klant voert geen bijzondere persoonsgegevens (gezondheid, geloof, enzovoort) in vrije tekstvelden in |
| Verwerkingen | Opslaan, tonen aan beheerders van de Klant, opnemen in PDF-documenten en e-mails, doorgeven aan de eigen Mollie-rekening van de Klant voor de betaling, back-up, verwijdering |
3. Instructies
- WIDE verwerkt de gegevens alleen op basis van de instructies van de Klant. De instructies zijn de instellingen en handelingen van de beheerders in het platform en deze overeenkomst.
- WIDE gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden, niet voor profilering en niet voor marketing, en verkoopt ze niet.
- Als WIDE meent dat een instructie in strijd is met de AVG, meldt WIDE dat aan de Klant.
4. Beveiliging
WIDE neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
- versleutelde verbindingen (TLS) voor alle verkeer; e-mail met SPF, DKIM en DMARC;
- strikte scheiding tussen klanten in de database (per-klant filter in de applicatie en row-level security in PostgreSQL) en in de documentopslag;
- tweefactorauthenticatie voor alle beheerders en superusers; wachtwoorden met argon2 gehasht; sessies met beperkte geldigheid; beperking van inlogpogingen;
- versleutelde opslag van betaalsleutels en 2FA-geheimen (AES-256-GCM) met een sleutel buiten de database;
- dagelijkse back-ups, 14 dagen bewaard, alleen bereikbaar voor de beheerders van de infrastructuur;
- logboek van beveiligingsgebeurtenissen zonder persoonsgegevens in logregels;
- toegang tot de servers alleen voor de medewerkers van WIDE die dat voor hun werk nodig hebben, met persoonlijke sleutels.
5. Subverwerkers
- Betalingen van Deelnemers aan de Klant lopen via de eigen Mollie-rekening van de Klant, op grond van de overeenkomst tussen de Klant en Mollie B.V. Voor die betalingen is Mollie geen subverwerker van WIDE: WIDE geeft in opdracht van de Klant de betaalgegevens (naam, e-mailadres, betaalomschrijving) door aan de Mollie-rekening van de Klant en ontvangt daarvan de betaalstatus en de betaalreferentie terug.
- De Klant geeft algemene toestemming voor de volgende subverwerkers:
| Subverwerker | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL | Hosting van de applicatie en database (EC2), verzending van e-mail (SES) | EU (Ierland, eu-west-1) |
| Mollie B.V. | Afhandeling van betalingen van de Klant aan WIDE (het eventtarief); ontvangt naam, e-mailadres en betaalomschrijving van de Beheerder of factuurcontactpersoon | Nederland |
- Infrastructuurleverancier zonder verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen: [Argeweb / YourHosting] (domeinregistratie en DNS, Nederland). Deze leverancier is geen subverwerker.
- WIDE informeert de Klant ten minste 30 dagen vooraf over een nieuwe of gewijzigde subverwerker, via e-mail aan de beheerders. De Klant kan binnen die termijn bezwaar maken; als partijen er niet uitkomen, kan de Klant de overeenkomst beëindigen. WIDE legt aan subverwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst.
6. Doorgifte buiten de EER
Gegevens worden opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte. Als een subverwerker gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat alleen op basis van een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
7. Geheimhouding
Personen die onder gezag van WIDE toegang hebben tot de gegevens zijn tot geheimhouding verplicht.
8. Datalekken en bijstand
- WIDE meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking aan de beheerders van de Klant, met wat op dat moment bekend is: aard van de inbreuk, betrokken gegevens en betrokkenen, waarschijnlijke gevolgen en genomen maatregelen. De Klant beoordeelt zelf of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of de betrokkenen nodig is; WIDE helpt daarbij.
- WIDE helpt de Klant bij verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, overdraagbaarheid). Veel daarvan kan de Klant zelf in het platform afhandelen; voor het overige verleent WIDE bijstand binnen 10 werkdagen.
- WIDE helpt bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling voor zover die het platform betreft.
9. Bewaren, teruggave en verwijdering
- Gegevens van deelnemers blijven beschikbaar zolang de Klant ze in het platform bewaart. Onvoltooide aanmeldingen worden na de in het platform ingestelde termijn automatisch opgeruimd.
- Bij het einde van de overeenkomst kan de Klant tot 30 dagen een export van zijn gegevens vragen (JSON en documenten). Daarna verwijdert WIDE de omgeving en de gegevens uit de actieve systemen; uit back-ups verdwijnen ze door de rotatie binnen 14 dagen daarna.
- Uitgezonderd zijn gegevens die WIDE zelf wettelijk moet bewaren (facturen van WIDE aan de Klant).
10. Controle
- WIDE stelt op verzoek informatie beschikbaar waarmee de Klant kan vaststellen dat WIDE zich aan deze overeenkomst houdt (beschrijving van maatregelen, subverwerkers, logboek van beveiligingsincidenten).
- Ten hoogste eenmaal per jaar, of na een datalek, kan de Klant op eigen kosten een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige, na aankondiging van 30 dagen en zonder de dienstverlening aan andere klanten te verstoren.
11. Aansprakelijkheid
Voor aansprakelijkheid onder deze overeenkomst geldt artikel 8 van de algemene voorwaarden, voor zover de AVG dat toelaat.
12. Overig
Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Bij strijd tussen deze overeenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst voor, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.