Versie 1.1, 8 september 2026 · Wide Solutions B.V., statutair gevestigd te Heerlen, Kruisstraat 56, 6411 BW Heerlen, KvK 42131874, btw-id NL869865821B01 (hierna: "WIDE"). Contact: event-manager@widesolutions.eu.
1. Definities
- Platform: de webapplicatie Event Manager op event-manager.nl, inclusief bijbehorende e-mails, documenten (tickets, loten, facturen) en programmatuur.
- Klant: de organisatie (stichting, vereniging, onderneming of andere rechtspersoon) die zich op het Platform heeft aangemeld en een eigen omgeving heeft.
- Beheerder: de natuurlijke persoon die namens de Klant het Platform bedient. De persoon die de omgeving aanmaakt, verklaart bevoegd te zijn de Klant te binden.
- Deelnemer: de persoon die zich via het Platform aanmeldt voor een event of een lot koopt bij de Klant.
- Event: een activiteit (bijeenkomst, loterij) die de Klant op het Platform aanmaakt.
- Omgeving: het afgeschermde deel van het Platform van één Klant, bereikbaar op event-manager.nl/[naam].
2. Toepasselijkheid
- Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van het Platform door de Klant en voor elke overeenkomst tussen WIDE en de Klant.
- Bij aanmelding gaat de Beheerder namens de Klant akkoord met deze voorwaarden en met de verwerkersovereenkomst (artikel 10). Zonder dat akkoord is het beheer van de Omgeving niet beschikbaar.
- Inkoop- of andere voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing.
- WIDE kan deze voorwaarden wijzigen. Bij een inhoudelijke wijziging wordt de Beheerder bij de volgende login gevraagd opnieuw akkoord te gaan; de versie en het tijdstip van elk akkoord worden vastgelegd. Wil de Klant niet akkoord gaan, dan kan de Klant de overeenkomst beëindigen volgens artikel 12.
3. Wat het Platform doet
- Het Platform stelt de Klant in staat events aan te maken, aanmeldingen en betalingen van Deelnemers te ontvangen, tickets uit te geven, facturen en creditnota's te maken en Deelnemers per e-mail te informeren. Bij loterijen stelt het Platform de Klant in staat loten uit te geven, loterijadministraties te voeren, een digitale trekking op de fysieke trekkingslocatie technisch uit te voeren en uitslagen vast te leggen en bekend te maken.
- Betalingen van Deelnemers aan de Klant lopen via de eigen Mollie-rekening van de Klant. WIDE is geen partij bij die betalingen en ontvangt dat geld niet.
- De Klant is verantwoordelijk voor de inhoud van zijn events, de juistheid van prijzen, btw-instellingen en organisatiegegevens, de afhandeling van zijn Deelnemers en de naleving van de regels die voor zijn activiteiten gelden (waaronder de Wet op de kansspelen bij loterijen en de fiscale regels voor facturen en btw). Bij een loterij is de Klant organisator van het kansspel en, indien van toepassing, vergunninghouder. De Klant is verantwoordelijk voor het tijdig verkrijgen en naleven van de vereiste vergunning en voor alle daaraan verbonden voorschriften. WIDE is niet de organisator of vergunninghouder van de loterij.
- Een vergunningplichtige loterij mag via het Platform pas voor Deelnemers worden gepubliceerd nadat de Klant heeft verklaard dat de vereiste vergunning is verkregen en de relevante vergunninggegevens heeft geregistreerd, dan wel nadat de Klant in het Platform uitdrukkelijk heeft gekozen de loterij zonder aangevraagde vergunning op eigen risico te laten plaatsvinden. Die keuze wordt met Beheerder en tijdstip vastgelegd; de gevolgen van die keuze zijn volledig voor de Klant.
- Voor zover de Klant onderdelen van de uitvoering aan WIDE/Event Manager uitbesteedt, blijven de wettelijke verantwoordelijkheid en de verantwoordelijkheid voor naleving van de vergunning bij de Klant.
4. Aanmelden, account en beveiliging
- Aanmelden gebeurt via het Platform. WIDE kan een aanmelding weigeren of een Omgeving opschorten bij misbruik, wanbetaling of strijd met deze voorwaarden.
- Elke Beheerder gebruikt een persoonlijk account met tweefactorauthenticatie. Accounts worden niet gedeeld. De Klant is verantwoordelijk voor alles wat via zijn accounts gebeurt en meldt verlies of misbruik direct aan WIDE.
- De Klant houdt zijn organisatiegegevens, antwoordadres en Mollie-koppeling actueel.
5. Prijs en betaling
- Aanmelden en het gebruik van de Omgeving zijn gratis. Voor elk Event dat de Klant publiceert is een vergoeding verschuldigd van € 75,00 exclusief btw per Event (artikel 3 van de tariefbijlage op event-manager.nl). WIDE kan de tarieven wijzigen met een aankondiging van ten minste 30 dagen; voor al betaalde Events verandert er niets.
- De vergoeding wordt bij het publiceren van het Event via het Platform betaald aan WIDE (via Mollie). De Klant ontvangt daarvoor een factuur per e-mail. Zonder betaling blijft het Event in concept en niet zichtbaar voor Deelnemers.
- Een betaald Event kan onbeperkt worden bewerkt, gesloten en gearchiveerd. Het intrekken van een Event na publicatie geeft geen recht op terugbetaling, behalve als het Platform aantoonbaar niet heeft gewerkt (artikel 8).
- Bij een geschil over een factuur meldt de Klant dat binnen 14 dagen na de factuurdatum.
6. Gebruiksregels
De Klant gebruikt het Platform niet voor: activiteiten in strijd met de wet of goede zeden; het versturen van ongevraagde berichten aan personen die zich niet bij de Klant hebben aangemeld; het omzeilen van beveiliging of het benaderen van gegevens van andere klanten; het overmatig belasten van het Platform. Bij overtreding kan WIDE de Omgeving direct opschorten en de overeenkomst beëindigen.
7. Beschikbaarheid en onderhoud
- WIDE spant zich in het Platform beschikbaar te houden en werkt aan verbetering en beveiliging. WIDE garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid.
- Gepland onderhoud wordt waar mogelijk buiten kantooruren uitgevoerd en vooraf aangekondigd op het Platform. Tijdens onderhoud kan het Platform tijdelijk niet beschikbaar zijn; lopende betalingen worden daarna automatisch verwerkt.
- WIDE maakt dagelijks een back-up van de gegevens van het Platform en bewaart die 14 dagen.
8. Aansprakelijkheid
- WIDE is niet aansprakelijk voor schade door onjuiste invoer of instellingen van de Klant, door het handelen van Deelnemers, door storingen bij derden (waaronder Mollie, e-mailproviders, hostingpartijen) of door overmacht.
- Voor het overige is de aansprakelijkheid van WIDE per gebeurtenis beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis aan WIDE heeft betaald, met een maximum van € 1.000. Aansprakelijkheid voor indirecte schade (gederfde omzet, gemiste opbrengsten, reputatieschade, verlies van gegevens die de Klant zelf had kunnen bewaren) is uitgesloten.
- Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van WIDE.
9. Intellectuele eigendom
Het Platform en alles wat daarbij hoort blijft eigendom van WIDE. De Klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst. De gegevens die de Klant en zijn Deelnemers invoeren blijven van de Klant; WIDE gebruikt die alleen om het Platform te leveren (artikel 10).
10. Persoonsgegevens
- De Klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van zijn Deelnemers en Beheerders; WIDE is verwerker. De verwerkersovereenkomst op event-manager.nl/verwerkersovereenkomst maakt deel uit van deze voorwaarden.
- WIDE verwerkt daarnaast als verwerkingsverantwoordelijke de accountgegevens van Beheerders die nodig zijn om de overeenkomst uit te voeren (naam, e-mailadres, inloggegevens, logboek van beveiligingsgebeurtenissen). Zie de privacyverklaring op event-manager.nl/privacy.
11. Geheimhouding
Beide partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim en gebruiken die alleen voor de uitvoering van de overeenkomst. Deze verplichting blijft na het einde van de overeenkomst bestaan.
12. Duur en einde
- De overeenkomst gaat in bij aanmelding en loopt voor onbepaalde tijd.
- De Klant kan op elk moment opzeggen door een e-mail aan event-manager@widesolutions.eu vanaf het adres van een Beheerder. WIDE kan opzeggen met een termijn van 30 dagen, en direct bij overtreding van artikel 6, bij wanbetaling na een herinnering of bij een faillissement of ontbinding van de Klant.
- Na het einde van de overeenkomst kan de Klant tot 30 dagen een export van zijn gegevens vragen. Daarna verwijdert WIDE de Omgeving en de gegevens, met uitzondering van gegevens die WIDE wettelijk moet bewaren (zoals facturen van WIDE aan de Klant, zeven jaar).
13. Overig
- Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Limburg.
- Als een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen gelden en wordt de ongeldige bepaling vervangen door een geldige die het doel zo dicht mogelijk benadert.
- WIDE mag de overeenkomst overdragen aan een rechtsopvolger die het Platform voortzet; de Klant wordt daarover geïnformeerd.